Créer des présentations PowerPoint accessibles

Produire une présentation PowerPoint accessible nécessite de respecter ces différentes recommandations :

Masques de diapositive #

Définir des masques de diapositives est la première chose à faire et une condition sine qua none pour créer une présentation homogène et accessible.

• Ouvrir le mode Masque des diapositives pour mettre en forme vos diapositives (dans l’onglet Affichage, sélectionner Masque des diapositives).

• Utiliser les sous-menus Mise en pages du masque et Insérer un espace réservé.

• Éviter d’ajouter des Zones de texte ou des Images directement dans la présentation via le menu Insertion.

• Prévoir un thème général des masques accessible :
  

• Créer autant de masques que de types de diapositives nécessaires.
  

• Couleurs accessibles cf. ci-dessous chapitre « couleur »

• Polices accessibles cf. ci-dessous chapitre « mise en forme »

• Éviter de mettre des effets

• Bien choisir une couleur « du thème » pour chaque texte.

Remarque : Si vous modifiez le masque des diapositives ou les mises en pages après avoir créé les différentes diapositives, vous devrez réappliquer les mises en page modifiées aux diapositives existantes de votre présentation en mode Normal.

Attributs de la présentation #

La langue #

Pour qu’un lecteur d’écran puisse restituer correctement le contenu de votre présentation :

• La langue principale doit être définie dans le menu : Fichier > Options > Langue.
• Tout changement de langue ponctuel doit être signalé en sélectionnant le groupe de mots concerné puis Révision > Langue > Définir la langue de vérification.

Titre des diapositives #

Pour éviter toute confusion entre des diapositives, notamment si l’utilisateur parcourt une présentation à l’aide d’un lecteur d’écran :
donner un titre spécifique à chaque diapositive, à insérer dans la zone : « Cliquer pour ajouter un titre ».

Rédaction des contenus #

Limiter les abréviations et acronymes, et expliciter à la première occurrence ceux qui ne font pas partie du langage courant.

Mise en forme des contenus #

Utiliser une police de caractères sans serif (sans empattement comme c’est le cas d’Arial, Calibri et Helvetica). Privilégier une taille de 12 points minimum pour du texte (corps) et de 18 points pour les titres.
Commencer les phrases par une majuscule et éviter les phrases entièrement écrites en majuscules.

Conserver l’accentuation sur les majuscules À, É, È, Ê, Ï, Ô, Ù, Ç ; Cocher l’option « Majuscules accentuées en français » dans le menu Fichier > Options > Vérification
Éviter de justifier le texte et privilégier l’alignement à gauche.

Ne pas utiliser de retour chariot ou de tabulation pour espacer des paragraphes, utiliser les options disponibles via un clic droit > Paragraphe > Retrait et Espacement.

 

Couleurs et contrastes #

Assurer un niveau de contraste suffisant entre la couleur du texte et celle de l’arrière-plan. Ceci est valable pour vos textes mais aussi pour les icônes, boutons et autres éléments graphiques porteurs d'information. Le contraste peut être vérifié à l’aide de l’outil Colour Contrast Analyser par exemple :

• 4.5:1 pour du texte de taille normale.
• 3:1 pour du texte de grande taille et les composants d'interface ou éléments graphiques porteurs d'informations.

S’assurer que la couleur n’est pas le seul moyen utilisé pour communiquer l’information.
Certaines personnes ne perçoivent pas ou mal les couleurs, il est donc primordial d’utiliser un moyen suppléant la couleur pour véhiculer l’information.

 

Listes à puces ou numérotées #

Éviter de créer manuellement des listes, utiliser le style « liste » (à puces ou numérotées) pour énumérer les éléments de même nature.

 

Images #

Un document peut contenir des images et être accessible, il faut simplement que l’information portée par l’image soit retranscrite textuellement.

• Pour les images porteuses d’informations : associer un texte de remplacement décrivant le contenu informatif via un clic droit > Modifier le texte de remplacement.
• Pour les images décoratives/illustratives : cocher marquer comme décoratif.
• Pour les images informatives complexes : rédiger un court texte de remplacement et une description détaillée située à proximité de l’image (ou accessible via un lien). Exemple disponible dans le guide du concepteur RGAA

Pour les graphiques ou schémas : utiliser les composants SmartArt plutôt que des images (menu Insertion > SmartArt).
Le contenu informatif des graphiques doit être décrit dans le texte de remplacement (clic droit > modifier le texte de remplacement).

Liens #

Une personne non-voyante va, pour naviguer plus rapidement dans un document, demander à son lecteur d’écran de lui lire l’ensemble des liens présents sur une page. Chaque lien sera donc lu en dehors de son contexte visuel et doit donc se suffire à lui-même :

• Rédiger des intitulés de liens explicites (compréhensibles hors contexte visuel de la page).
• Annoncer les liens qui déclenchent l’ouverture d’une nouvelle fenêtre (ajouter « nouvelle fenêtre » dans le libellé).
   
• Pour chaque fichier téléchargeable, indiquer le nom, le format, le poids et la langue du fichier si celle-ci est différente de la langue principale du document.

Tableaux de données / tableaux de présentation #

La structure des tableaux doit être le plus simple possible :

• Éviter de fusionner des cellules, d’insérer des images ou de laisser des cellules vides.
• Ajouter une description s'il s'agit d'un tableau complexe : clic droit > Modifier le texte de remplacement
• Ne pas insérer une capture d’écran (ou image) d’un tableau Excel. Depuis Excel, sélectionner un tableau bien identifié en tant que tel, le copier et le coller dans Powerpoint en conservant la mise en forme source.

Important : Ne pas utiliser les tableaux à des fins de mise en forme.

Contenus audio ou vidéo #

La communication audiovisuelle est aujourd’hui très fréquente en entreprise. Mais parce que certaines personnes peuvent ne pas voir ou ne pas entendre il est primordial de suppléer l’information transmise dans une modalité par une autre :

• Fournir une transcription intégrale des contenus audio (solution nécessaire et suffisante).
• Empêcher toute lecture automatique de contenu vidéo ou audio (menu Animations : démarrer au clic).

 

Tout contenu vidéo doit respecter ces prérequis :

Sous-titrage : contenu textuel synchronisé avec la vidéo donnant accès à la totalité de ce qui est exprimé en audio (dialogue, bruit, musique…)

Audiodescription : narration ajoutée pour décrire les détails visuels essentiels à la compréhension de la vidéo (actions, personnages, décors…)

Transcription : version textuelle reprenant la totalité de l’information du contenu

Les exigences selon le type de contenu :

Consultez nos recommandations sur les contenus audio et vidéo pour en savoir plus.

Convertir une présentation PowerPoint en fichier PDF #

Après avoir vérifié l'accessibilité de votre présentation (voir la rubrique Tester l'accessibilité d'une présentation PowerPoint), vous pouvez convertir la présentation en PDF : Fichier > Enregistrer sous et de sélectionner le type de fichier PDF.
Cocher la case « Balises de structure de document pour l'accessibilité ».

 

Conseils pour une présentation orale #

Exprimer oralement tout ce qui est transmis visuellement. Vous pouvez activer le sous-titrage dans « Sous-titre en direct » dans le menu Diaporama. Si besoin, prévoir un système de vélotypie(méthode de transcription en temps réel) et/ou une interprétation des signes.

Remarque : pour les présentations de plus de 50 diapositives, il faut conseiller aux lecteurs de modifier le paramètre suivant dans Adobe :
Édition > Préférences > Lecture > Option de lecteur d’écran : « Lire l’intégralité du document »

 

Pour vérifier l’accessibilité d’un document PDF, consultez la rubrique PDF accessible de notre site.

Ressources #

• Créer des documents bureautiques accessibles, DINSIC (français).
• Accessibilité PowerPoint, WebAIM (anglais).