Créer un fichier Excel accessible

Créer un fichier Excel accessible nécessite de respecter plusieurs recommandations :

Onglet de feuille #

Donner un nom unique et explicite à chaque onglet de feuille de calcul (par défaut, le nom commence par "Feuil") et supprimer les feuilles vides.

Exemple incorrect : les onglets de feuille ont les noms par défaut (Feuil 1, Feuil 2 ...).
Exemple correct : les onglets de feuille ont des noms unique et explicite (Janvier, Février ...).

Plage de données et tableau #

Définir explicitement les plages de données comme un tableau et prévoir des entêtes de ligne ou de colonne.

Plage de données existante #

Se placer sur la première cellule de la plage de données (la première cellule de la ligne d'entête s'il y en a une).

  • Utiliser le menu Insertion > Tableau
  • Vérifier la plage où se trouvent les données du tableau
  • Cocher "Mon tableau comporte des en-têtes" si c'est le cas
  • Valider "Ok"

Puis éventuellement, sur l'onglet "création de tableau"

  • Redimensionner le tableau : Propriétés > redimensionner
  • Choisir les options de styles : à bandes, filtre ...
  • Donner un nom au tableau

Remarques :

  • Un tableau est surtout nécessaire quand il y a de nombreuses lignes et colonnes, et quand le contenu est plus compréhensible avec le rappel du titre de la colonne ou ligne, par exemple quand il y a des nombres.
  • Un tableau ne peut pas avoir des cellules fusionnées.
  • Pour savoir si une plage de données a été définie comme un tableau : se positionner sur une cellule : le menu "Insertion > Tableau" apparait grisé et l'onglet "Création de tableau" est visible.

Création d'une nouvelle plage de données de type tableau #

  • Utiliser le menu "Insertion > Tableau" ; Excel crée par défaut des titres "Colonne 1" ...
  • Remplacer les en-têtes de colonnes : "Colonne 1", "Colonne 2" par un nom approprié

Modification d'un tableau #

  • Se placer dans le tableau
  • Menu "Création de tableau" > cocher "Ligne d'en-tête", "Première colonne" ...

Autres recommandations pour les tableaux #

  • Évitez de laisser des cellules vides et d'insérer des images
  • Ne pas coller un tableau Excel dans un fichier PowerPoint avec l'option de collage "image"

Police, accentuation et langue #

  • Utiliser une police de caractères sans sérif (Arial, Calibri, Helvetica)
  • Conserver les accents sur les lettres capitales : cocher l'option "Majuscules accentuées en français" dans le menu Fichier > Options > Vérification
  • Vérifier l'orthographe et les majuscules accentuées via l'onglet "Révision" > Orthographe

Mise en forme des textes #

  • Aligner le texte à gauche, évitez de justifier, de centrer ou d'aligner à droite
  • Ne pas écrire de phrase tout en majuscule et éviter l'italique
  • Cocher "Renvoyer à la ligne automatique" sur les cellules : clic droit sur les cellules, Format de cellules, Alignement

Couleurs et contrastes #

  • Assurer un contraste suffisant entre la couleur du texte et celle de remplissage

    Exemples de contrastes insuffisants entre des arrières-plans de couleurs pastel et un texte en blanc Exemples correctes de contrastes entre les mêmes couleurs pastel en arrière-plan mais un texte en noir
  • Veiller à ce que la couleur ne soit pas le seul moyen pour transmettre une information. Exemple 1: une valeur négative ne doit pas être indiquée par le seul moyen de la couleur rouge ; une solution est d’utiliser le signe ‘-‘ ou de mettre les valeurs négatives entre parenthèses.

    Exemple 2 :

    Répartition de ventes représentée sur un camembert avec la légende à droite du graphique et seulement la couler reliant un secteur de ventes à son pourcentage

    Une personne qui ne distingue pas les couleurs ne pourra pas relier un secteur et un pourcentage des ventes.

    Répartition de ventes représentée sur un camembert où le pourcentage de ventes est visible à côté de chaque secteur.

Image, graphique et objet incorporé #

Renseigner un texte de remplacement à toute illustration (image, forme, icône, SmartArt...), graphique ou fichier incorporé ; Sélectionner l’illustration > clic droit > Modifier le texte de remplacement.

La fenêtre du texte de remplacement propose 2 zones : 1 champ pour saisir le texte de remplacement, 1 case à cocher pour marquer comme décoratif.
  • Contenu porteur d’information : renseigner un texte de remplacement qui reprend l’information véhiculée par le contenu…
  • Contenu décoratif/illustratif : cocher « marquer comme décoratif »
  • Contenu lien : rédiger un texte de remplacement qui décrit la fonction ou la destination du lien
  • Contenu informatif complexe : rédiger un texte de remplacement indiquant l’emplacement de la description détaillée. Celle-ci doit être équivalente à l’information transmise par l’image et doit être à proximité ou accessible via un lien. Exemple : préciser où se trouvent les données d’un graphique fait à partir d’un tableau.

Lien hypertexte #

Fournir des intitulés de liens explicites. Exemple : préférer « découvrez nos offres » à « cliquer ici » ou « en savoir plus ». Aller dans Menu > Insertion > Lien hypertexte, préciser le texte à afficher, l’adresse ou URL et éventuellement une info-bulle qui s’affichera au survol.

Pour chaque fichier téléchargeable, indiquer le nom, le format, le poids et la langue du fichier (si différente de celle du document).

Enregistrement du fichier #

Enregistrer toute version partagée en étant positionné sur la première feuille du fichier Excel.

Conversion en PDF #

Il est préférable de diffuser le document Excel au format PDF :

  • Menu Fichier > Exporter > Créer un document PDF/XPS
  • Dans « options… », Vérifier que « Balises de structure de document pour l’accessibilité » est coché (à faire une seule fois)
  • Publier