Créer des documents PowerPoint accessibles

Produire un document PowerPoint accessible nécessite de respecter différentes recommandations. Elles sont synthétisées ci-après (guides détaillés consultables sur le site de la DINSIC). Pour vous aider PowerPoint intègre un outil permettant de vérifier l’accessibilité d’une présentation. Cet outil identifie les principales erreurs et propose des solutions. N’hésitez pas à vous y référer.

Masques de diapositive

Définir des masques de diapositives est la première chose à faire et une condition sine qua none pour créer une présentation homogène et accessible.

  • Ouvrir le mode Masque des diapositives pour mettre en forme vos diapositives (dans l’onglet Affichage, sélectionner Masque des diapositives).
  • Utiliser les sous-menus Mise en pages du masque et Insérer un espace réservé.
  • Éviter d’ajouter des Zones de texte ou des Images directement dans la présentation via le menu Insertion.
  • Créer autant de masques que de types de diapositives nécessaires. Captures d'écran relatives à la création d'un masque de diapositive dans poweroint

Remarque : Si vous modifiez le masque des diapositives ou les mises en pages après avoir créé les différentes diapositives, vous devrez réappliquer les mises en page modifiées aux diapositives existantes de votre présentation en mode Normal.

Attributs de la présentation

1. La langue

Pour qu’un lecteur d’écran puisse restituer correctement le contenu de votre présentation :

  • La langue principale doit être définie dans le menu : Fichier > Options > Langue.
  • Tout changement de langue ponctuel doit être signalé en sélectionnant le groupe de mots concerné puis Révision > Langue > Définir la langue de vérification.

2. Les autres propriétés

Renseigner les champs « Titre », « Auteur » et « Mots clefs » dans la zone « Propriétés » (colonne de droite), accessible depuis le menu Fichier > Informations.

Capture d'écran, propriétés d'un document poweroint

Ces informations accessibles à tous via un simple clic dans Windows sur un fichier (affichage dans la partie basse de la fenêtre de dialogue) ou via un clic droit dans Propriétés, pourront également être lues par un lecteur d’écran.

Capture d'écran, propriétés d'un document poweroint dans l'explorateur Windows  

Titre des diapositives

Pour éviter toute confusion entre des diapositives, notamment si l’utilisateur parcourt une présentation à l’aide d’un lecteur d’écran :
donner un titre spécifique à chaque diapositive, à insérer dans la zone : « Cliquer pour ajouter un titre ».

Rédaction des contenus

Limiter les abréviations et acronymes, et expliciter à la première occurrence ceux qui ne font pas partie du langage courant.

Conserver l’accentuation sur les majuscules (exemple : É ou Ç) pour qu’elles puissent être lues correctement par un lecteur d’écran ; pour ce faire : utiliser le menu Insertion > Symbole ou les raccourcis clavier ci-dessous.

Lettre raccourci Windows raccourci Mac
À Alt Gr + ` (touche 7) puis A majuscule Maj lock puis à
Ç alt + 128 Option + ç
È Alt Gr + ` (touche 7) puis E majuscule Maj lock puis è
É alt + 144 Maj lock puis é
Ê ^ puis E majuscule ^ puis E majuscule

Mise en forme des contenus

Utiliser une police de caractères sans serif (sans empattement comme c’est le cas d’Arial et Helvetica) en corps 12 pixels minimum. Commencer les phrases par une majuscule et ne pas abuser des phrases entièrement écrites en majuscules. Eviter de justifier le texte et privilégier l’alignement à gauche. Ne pas utiliser de retour chariot ou de tabulation pour espacer des paragraphes, utiliser les options disponibles via un clic droit > Paragraphe > Retrait et Espacement.

Capture d'écran, fenêtre paragraphe, retrait et espacement dans powerpoint  

Couleurs et contrastes

  1. Assurer un contraste suffisant entre la couleur du texte et celle du fond :
    • 4.5:1 pour du texte de taille normale (12pts ou 16px).
    • 3:1 pour du texte de grande taille (150% minimum de la taille normale ou 120% si gras). Si vous utilisez des combinaisons de couleurs différentes de celles préconisées par la charte Orange Groupe, téléchargez gratuitement l’outil Colour Contrast Analyser qui vous permettra de vérifier très simplement la qualité de vos contrastes.
  2. S’assurer que la couleur n’est pas le seul moyen utilisé pour communiquer l’information Certaines personnes ne perçoivent pas ou mal les couleurs, il est donc primordial d’utiliser un moyen suppléant la couleur pour véhiculer l’information.
Exemple d'image transmettant de l'information via des puces de couleur (rouge, vert...) pour indiquer l'état d'un élément
Exemple incorrect : l'information est transmise uniquement par la couleur.

 

Dans cet exemple, les puces ont été remplacées par des icones de forme différente (croix rouge, coche verte ...)
Exemple correct : l'information est transmise par la forme et la couleur.

Listes à puces ou numérotées

Eviter de créer manuellement des listes, utiliser le style « liste » (à puces ou numérotées) pour énumérer les éléments de même nature.

Capture d'écran, option listes à puces dans powerpoint  

Images

Un document peut tout à fait contenir des images et être accessible à une personne non-voyante. Il faut simplement que l’information portée par l’image soit retranscrite textuellement.

  • Pour les images porteuses d’informations : associer un texte de remplacement décrivant le contenu informatif via un clic droit > Format de l’image > Texte de remplacement > champ « Description ».
  • Pour les images décoratives/illustratives : laisser le champ description vide.
  • Pour les images informatives complexes : rédiger un court texte de remplacement et une description détaillée située à proximité de l’image (ou accessible via un lien). Exemple disponible dans le guide du concepteur RGAA

    Capture d'écran, de la fenêtre permettant de saisir un texte de remplacement sur une image dans powerpoint

Pour les graphiques ou schémas : utiliser les composants SmartArt plutôt que des images (menu Insertion > SmartArt).
Le contenu informatif des graphiques doit être décrit dans le texte de remplacement (Format de l’objet ou de l’image > Texte de remplacement > Description).

Liens

Une personne non-voyante va, pour naviguer plus rapidement dans un document, demander à son lecteur d’écran de lui lire l’ensemble des liens présents sur une page. Chaque lien sera donc lu en dehors de son contexte visuel et doit donc se suffire à lui-même.

Rédiger des intitulés de liens explicites (compréhensibles hors contexte visuel de la page).

Annoncer les liens qui déclenchent l’ouverture d’une nouvelle fenêtre (ajouter « nouvelle fenêtre » dans le libellé). Capture d'écran, fenêtre modifier le lien hypertexte dans powerpoint  

Pour chaque fichier téléchargeable, indiquer le nom, le format, le poids et la langue du fichier si celle-ci est différente de la langue principale du document.

Tableaux de données

Les tableaux sont des composants par définition difficilement accessibles pour un non-voyant. Il faut donc les utiliser avec parcimonie et les structurer le plus simplement possible. Ne pas utiliser les tableaux à des fins de mise en forme. Éviter de fusionner des cellules, d’insérer des images ou de laisser des cellules vides. Ajouter une description s'il s'agit d'un tableau complexe, clic droit : Format de la forme > Texte de remplacement > Description

Contenus audio ou vidéo

La communication audiovisuelle est aujourd’hui très fréquente en entreprise. Mais parce que certaines personnes peuvent ne pas voir ou ne pas entendre il est primordial de suppléer l’information transmise dans une modalité par une autre. Fournir une transcription intégrale des contenus audio (solution nécessaire et suffisante). Empêcher toute lecture automatique de contenu vidéo ou audio (menu Animations : démarrer au clic).

Capture d'écran, menu animation dans powerpoint  

Tout contenu vidéo doit respecter ces prérequis :

  • Fournir des sous-titres pour restituer l’ensemble des informations véhiculées par la bande son.
  • Fournir une audiodescription si la vidéo présente des informations accessibles seulement via les images.
  • Utiliser des vidéos sans flashs rapides (pas plus de 3 clignotements par seconde).

Ordre de lecture des éléments

L’ordre de lecture qui sera suivi par une synthèse vocale peut être vérifié depuis le volet de sélection (menu Accueil > Organiser > Volet de sélection).
Attention : l’ordre doit être décroissant car c’est le dernier élément de la liste qui est lu en premier par le lecteur.

Capture d'écran, du volet de sélection dans powerpoint  

Il est important de vérifier cet ordre directement dans les masques des diapositives.

Vérificateur d’accessibilité intégré

Il est important de contrôler l’accessibilité de la présentation à l'aide du vérificateur d’accessibilité (menu : Fichier > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité). Capture d'écran, du vérificateur d'accessibilité dans powerpoint  

Convertir une présentation PowerPoint en fichier PDF

Enregistrer la présentation en PDF : Fichier > Enregistrer sous et de sélectionner le type de fichier PDF. Cocher la case « Balises de structure de document pour l'accessibilité ».

Capture d'écran, fenêtre d'export en PDF dans powerpoint  

Remarque : pour les présentations de plus de 50 diapositives, il faut conseiller aux lecteurs de modifier le paramètre suivant dans Adobe : Édition > Préférences > Lecture > Option de lecteur d’écran : « Lire l’intégralité du document »

Capture d'écran de la fenêtre des préférences dans Adobe reader  

Et pour vérifier l’accessibilité d’un document PDF : télécharger PDF Accessiblity Checker (PAC 3).

Ressources