Créer des documents PowerPoint accessibles

Introduction

Produire des documents PowerPoint accessibles demande de suivre quelques recommandations. Heureusement, PowerPoint est doté d’un outil permettant de vérifier l’accessibilité. Celui-ci identifie les principales erreurs et propose des solutions pour y remédier.

Ceci étant dit, même après avoir corrigé les erreurs, nous nous sommes aperçus que certains éléments (SmartArt, tableaux…) n’étaient pas toujours correctement vocalisés par les lecteurs d’écran. C’est pourquoi lorsque votre présentation est terminée, nous vous conseillons de l’exporter en PDF avant de la diffuser. En effet, l’option d’export intégrée à PowerPoint permet d’améliorer la restitution avec les outils d’assistance et supprime également les animations, sources de difficultés pour les personnes malvoyantes.

Recommandations

Vous trouverez ci-dessous un résumé des recommandations à respecter pour produire des présentations PowerPoint accessibles. Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter les guides proposés sur le site de la DINSIC.

Nos tests ont été réalisé avec Office 2010 et les lecteurs d'écran Jaws 17 et NVDA 2017-1. Les recommandations ci-dessous découlent de ces tests.

1. Utiliser les masques de diapositive

Les présentations doivent être créées en utilisant les masques de diapositive (menu : Affichage > Masque des diapositives). Ensuite utiliser les cases à cocher « Titre », « Pieds de page » et le menu « Insérer un espace réservé ».

2. Vérifier l’ordre de lecture des éléments

L’ordre de lecture doit être vérifié depuis le volet de sélection (menu Accueil > Organiser > Volet de sélection). Attention : le dernier élément dans la liste est lu en premier par les lecteurs d’écran ; l’ordre doit donc être indiqué de bas en haut dès la définition des masques de diapositives.

3. Donner des titres uniques aux diapositives

Chaque diapositive doit posséder un titre unique. Celui-ci doit être renseigné dans la zone : « Cliquer pour ajouter un titre ».

4. Renseigner un texte de remplacement sur les images

Si l’image apporte de l’information, il faut lui associer un texte de remplacement décrivant le contenu (clic droit, Format de l’image > Texte de remplacement > champ Description).
Si l’image est purement décorative, le champ « Description du texte de remplacement » doit être vide.

5. Faire des tableaux simples

Les tableaux de données doivent rester simples. Éviter de fusionner des cellules, d’insérer des images (elles ne seront pas lues comme des éléments du tableau mais comme des éléments indépendants qui seront lus avant ou après le tableau – selon l’ordre de lecture prévu) ; ne pas laisser de cellules vides.

6. Utiliser des SmartArt plutôt que des assemblages de textes et formes spécifiques

Les SmartArt permettent d’intégrer des images et des textes qui sont vocalisés dans le bon ordre. Tous les SmartArt ne sont pas encore correctement vocalisés.

7. Renseigner un texte de remplacement aux graphiques

Le contenu des graphiques doit être décrit dans le texte de remplacement du graphique (Format de l’objet > Texte de remplacement > Description).

8. S’assurer que la couleur n’est pas le seul moyen utilisé pour communiquer l’information

Une information donnée par une couleur doit aussi être donnée par un autre moyen comme la forme, la position, la taille…

9. Assurer un contraste suffisant

Le niveau de contraste entre la couleur du texte et celle de l’arrière-plan doit être suffisant :

  • 4.5:1 pour du texte de taille normale.
  • 3:1 pour du texte de grande taille.

Le contraste peut être vérifié à l'aide de l’outil Colour Contrast Analyzer.

10. Définir la langue

Sélectionner la langue du document (menu : Fichier > Options > Langue).
Préciser les mots ou groupes de mots qui sont dans une langue étrangère (menu : Révision > Langue > Définir la langue de vérification).

11. Utiliser le vérificateur intégré

PowerPoint intègre un vérificateur d’accessibilité (menu : Fichier > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l’accessibilité). Celui-ci liste les contenus susceptibles de poser des difficultés.

12. Exporter la présentation en document PDF

Pour exporter en PDF il suffit d'aller dans le menu : Fichier > Enregistrer sous. Choisissez un nom et sélectionner le type de fichier PDF.
A vérifier la première fois : dans les options d'export, la case à cocher « Balises de structure de document pour l'accessibilité » doit être cochée.

Ressources externes

Résultats des tests effectués

Nous avons testé le comportement des lecteurs d'écran NVDA (version 2017.1) et Jaws (version 17) avec un fichier PDF généré à l'aide de PowerPoint 2010.

Tableaux

Les tableaux sont vocalisés correctement avec Jaws et NVDA.

Tableaux avec textes de remplacement

NVDA : les tableaux restent vocalisés, les textes de remplacement sont ignorés.
Jaws : les tableaux ne sont plus vocalisés, les textes de remplacement sont ignorés.

SmartArt

Même comportement pour Jaws et NVDA, les textes des SmartArt sont vocalisés (pas toujours dans le bon ordre).

SmartArt avec textes de remplacement

NVDA : comportement attendu, les textes de remplacement sont correctement vocalisés à la place du SmartArt.
Jaws : les SmartArt ne sont plus vocalisés, les textes de remplacement sont ignorés.

Graphiques

Même comportement pour Jaws et NVDA, les chiffres apparaissant dans les graphiques sont vocalisés.

Graphiques avec textes de remplacement

Comportement attendu pour Jaws et NVDA, le texte de remplacement est vocalisé à la place du graphique.